Bestyrelsen

Ejerforeningens bestyrelse består af:

Formand: Louise Engler

Forretningsorden for bestyrelsen i Ejerforeningen Tvillingegård 1

Vedtægterne fastlægger de overordnede spilleregler for foreningens virke og visse regler for bestyrelsens arbejde.

Forretningsordenen er fastsat i medfør af vedtægternes § 18, afsnit 6. Dens formål er at sikre klare regler for en demokratisk afvikling af bestyrelses møder og arbejde i øvrigt. Forretningsordenen fungerer også som en slag huskeseddel og ramme og bestyrelses arbejde og tilpasses de faktiske omstændigheder.

Bestyrelsen bestemmer selv forretningsordnen og drager selv konsekvensen af manglende overholdelse.

Vedtægtsmæssigt udgangspunkt, vedtægternes § 19 (afskrift)

Bestyrelsen har ledelsen af ejerforeningens anliggender.

Det påhviler bestyrelsen at sørge for god og forsvarlig varetagelse af ejendommens fællesanliggender, herunder betaling af fælles udgifter, tegning af sædvanlige forsikringer, renholdelse, vedligeholdelse og fornyelser i det omfang sådanne foranstaltninger efter ejendommes karakter må anses for påkrævede. Bestyrelsen fører forsvarligt regnskab over de på fællesskabets vegne afholdte udgifter og oppebårne indtægter, herunder de af ejerne afkrævede bidrag til fællesudgifter.

Bestyrelsen sørger for, at der udarbejdes budget, vedligeholdelsesplan og husorden med almindelige ordensregler til godkendelse på generalforsamlingen,

Bestyrelsen kan antage en administrator til bistand ved varetagelse af ejendommens daglige drift.

Bestyrelsen kan beslutte, at ejerforeningen skal tegne passende bestyrelsesansvarsforsikring.

Bestyrelsen

Bestyrelsen består af en formand og 4 andre medlemmer.

Bestyrelsen vælger fra sin midte en næstformand (konsekvens af vedtægternes § 20, afsnit 2).

Bestyrelsen kan endvidere vælge en kasserer (vedtægternes § 18, afsnit 5), som fører regnskab vedrørende bestyrelsens rådighedsbeløb efter de regler, der fastsættes herom af bestyrelsen.

Bestyrelsen kan vælge en referent, som fører protokol over forhandlingerne på bestyrelsens møder og over generalforsamlinger.

Bestyrelsen kan vælge en webmaster.

Bestyrelsen kan vælge kontaktpersoner til udvalgte formål.

Bestyrelsesmøder

Indkaldelse, dagsorden og mødeledelse:

Der afholdes som udgangspunkt bestyrelsesmøde en gang om måneden og i øvrigt så ofte anledning findes at foreligge, herunder når 1 medlem af bestyrelsen begærer det. Referenten fra sidste møde indkalder til møderne skriftligt eller ved e-mail.

Dagsorden fastsættes af referenten fra sidste møde eller i dennes forfald af formanden.

Bestyrelsesmøderne ledes af referenten fra sidste møde, ved dennes fravær af formanden.

Referenten påser efter mødet, at få de trufne beslutninger medtaget i referatet, så de ansvarlige kan få beslutningerne effektueret, og så der kan følges op på gennemførelsen af beslutningerne ved næstfølgende møde(r).

Mødedeltagere:

Udover de valgte bestyrelsesmedlemmer kan efter bestyrelsens beslutning herom og uden stemmeret deltage de valgte suppleanter og nedsatte ad hoc udvalg. Suppleanter indtræder i bestyrelsens arbejde, hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer som følge af afgang kommer ned under 3 (vedtægternes § 18, afsnit 4)

Beslutninger:

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde, kan skriftligt tilkendegive sine synspunkter til den foreliggende dagsorden. Hvis et medlem anmoder derom, skal afstemningen ske skriftligt.

Beslutning træffes af de mødende bestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed.

Står stemmerne lige, gør formanden stemme udslaget.

Hvis en sag skønnes af presserende vigtighed, kan formanden eller næstformanden lade den afgøre skriftlig eller ved e-mail henvendelse til medlemmerne af bestyrelsen.

Referat:

Der optages et kort referat af forhandlingerne og beslutningerne ved bestyrelsesmøderne. Ethvert medlem har ret til at få et særstandpunkt eller synspunkt, som er blevet fremført på mødet, ført til referat. Referatet udsendes elektronisk til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Når de bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i mødet, elektronisk har godkendt referatet, lægger webmaster referatet på ejerforeningens hjemmeside. Det tilstræbes, at godkendelsen sker inden 14 dage.

Referatet indføres endvidere i en af bestyrelsen autoriseret protokol og underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i mødet (vedtægternes § 20)

Habilitet:

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af en sag, i hvis udfald medlemmet har en individuel interesse ud over ejerforeningens, eller hvor der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om medlemmets upartiskhed.

Tavshedspligt:

Bestyrelsens medlemmer og suppleanter har tavshedspligt vedrørende kendskab, som er opnået som led i bestyrelsesarbejdet, til beboeres personlige forhold.

Tegningsret:

Ejerforeningen forpligtes ved underskrift af formanden og to andre bestyrelsesmedlemmer i forening (vedtægternes § 21)

Formanden tegner bestyrelsen.

Formanden. Bemyndigelser

Bestyrelsen kan bemyndige formanden til at afgøre bestemte sager, ligesom bestyrelsen kan bestemme, at administrator skal varetage særligt definerede opgaver.

Enkelte af de af formanden tilkommende funktioner kan med bestyrelsens godkendelse overdrages et andet medlem.

Årets gang

Bestyrelsen indkalder til ordinær generalforsamling inden udgangen af maj måned (vedtægternes § 15)

På generalforsamlingen aflægger formanden på bestyrelsens vegne beretning for det forløbne år.

Hvert år behandler bestyrelsen forslag fra administrator til budget for ejendommens drift. Når driftsbudgettet er godkendt af bestyrelsen, forelægges det beboerne på generalforsamlingen til godkendelse i overensstemmelse med vedtægterne.

Årsregnskabet udarbejdes af administrator og fremsendes til revisor/bestyrelsen til gennemgang, før regnskabet forelægges generalforsamlingen til godkendelse.

Bestyrelsen kan indenfor rammerne af det godkendte driftsbudget træffe beslutning om

– hvilke vedligeholdelses- og forbedringsarbejder samt fornyelser, der skal udføres

– drift og budget af fælleslokaler

– etablering af fritidsaktiviteter

Ved fraflytning kan der foretages besigtigelse af lejligheden i overensstemmelse med reglerne i vedtægterne,

Bestyrelsen kan gennem sine medlemmer eller gennem andre beboere, som bestyrelsen udpeger hertil, udøve særlig virksomhed såsom afholdelse af beboerarrangementer og fester for børn.

Ansøgningen om penge fra bestyrelsens rådighedsbeløb eller eventuel beboeraktivitetskonto, skal udarbejdes skriftligt, med specificeret budget.

Særlige regler for kassereren

Administrator varetager administrationen af ejerforeningens midler og betaler de løbende udgifter.

På baggrund af anmodning herom, underskrevet af formanden og kasserer i forening eller næstformand og kasserer i forening, kan kassereren få udbetalt et mindre rådighedsbeløb til betaling af udgifter i forbindelse med med bestyrelsens arbejde. Kassereren opbevarer beløbet adskilt fra egen økonomi i en særskilt beholder (helst en cigarkasse). Kassererens kontante kassebeholdning må kun ganske kortvarigt (højst 3 bankdage) overstige 5.000 kr. Overskydende beløb skal kassereren indsætte på ejerforeningens bankkonto.

Kassereren fører særskilt regnskab for de udbetalte beløb og deres anvendelse med dokumentation for de afholdte udgifter.

www.ef-tvg.dk

Den af bestyrelsen valgte webmaster står for ejerforeningens hjemmeside www.ef-tvg.dk.

E-mail til bestyrelsen fordeles af webmaster til det enkelte bestyrelsesmedlem, der har ansvarsområde for henvendelsen, og som besvarer spørgsmål, der stilles i e-mailen. Kopi af svar på spørgsmål sendes til alle bestyrelsesmedlemmer.

Således vedtaget i bestyrelsen den 21. juni 2011